Chính sách chấp nhận quà tặng

Chính sách này đóng vai trò là hướng dẫn cho các thành viên của Connecticut Foodshare, sau đây gọi là “tổ chức”, nhân viên và Hội đồng quản trị liên quan đến việc nhận quà tặng. Chính sách này cho phép linh hoạt theo quyết định của Tổng giám đốc điều hành (CEO).

Để đạt được sứ mệnh của mình, tổ chức cần làm việc với nhiều nhà tài trợ khác nhau và do đó nhìn chung sẽ chấp nhận quà tặng từ tất cả các nhà tài trợ trong phạm vi chính sách này. Tuy nhiên, nếu CEO xác định rằng việc chấp nhận một món quà cụ thể không vì lợi ích tốt nhất của tổ chức thì người đó có thẩm quyền từ chối món quà đó. Tổ chức kêu gọi tất cả các nhà tài trợ tiềm năng tìm kiếm sự hỗ trợ của cố vấn pháp lý và tài chính cá nhân trong các vấn đề liên quan đến quà tặng của họ, bao gồm cả hậu quả về thuế và lập kế hoạch di sản.

Các chính sách và hướng dẫn sau đây quản lý việc chấp nhận quà tặng cho tổ chức vì lợi ích của bất kỳ hoạt động, chương trình hoặc dịch vụ nào của tổ chức.

Sử dụng cố vấn pháp lý: Tổ chức sẽ tìm kiếm lời khuyên của cố vấn pháp lý về các vấn đề liên quan đến việc chấp nhận quà tặng khi thích hợp. Khuyến nghị xem xét của cố vấn pháp lý đối với:

• Quà tặng chứng khoán chịu sự hạn chế hoặc thỏa thuận mua-bán.
• Tài liệu nêu tên tổ chức là người được ủy thác hoặc yêu cầu tổ chức phải hành động theo bất kỳ năng lực ủy thác nào.
• Quà tặng yêu cầu tổ chức phải chịu nghĩa vụ tài chính hoặc nghĩa vụ khác.
• Các giao dịch có khả năng xung đột lợi ích.
• Quà tặng tài sản có thể phải chịu các hạn chế về môi trường hoặc các hạn chế theo quy định khác.

Hạn chế về quà tặng: Tổ chức sẽ không chấp nhận những món quà có thể dẫn đến:

• Tổ chức vi phạm điều lệ công ty
• Tổ chức mất đi tư cách là tổ chức phi lợi nhuận 501c(3)
• Quá khó khăn hoặc quá tốn kém trong việc quản lý so với giá trị của chúng
• Bất kỳ hậu quả không thể chấp nhận được nào đối với tổ chức
• Có mục đích nằm ngoài nhiệm vụ của tổ chức

Quyết định về bản chất hạn chế của một món quà, và việc chấp nhận hay từ chối món quà, sẽ được Ủy ban điều hành của Hội đồng quản lý đưa ra, sau khi tham vấn với CEO. Nếu CEO tin rằng tổ chức không thể tuân thủ các hạn chế do nhà tài trợ đặt ra, CEO sẽ thông báo cho nhà tài trợ và sẽ cố gắng tìm ra giải pháp cho phép tổ chức giữ lại món quà. Nếu không tìm ra giải pháp nào như vậy, món quà sẽ bị từ chối.

• Tiền mặt: Quà tặng bằng tiền mặt được chấp nhận dưới mọi hình thức, bao gồm séc, lệnh chuyển tiền, thẻ tín dụng hoặc trực tuyến. Người tặng muốn tặng quà bằng thẻ tín dụng phải cung cấp loại thẻ (ví dụ: Visa, MasterCard, American Express), số thẻ, ngày hết hạn và tên chủ thẻ như trên thẻ tín dụng.
• Chứng khoán có thể bán được: Chứng khoán có thể bán được có thể được chuyển điện tử đến một tài khoản được duy trì tại một hoặc nhiều công ty môi giới hoặc được giao thực tế kèm theo xác nhận của bên chuyển nhượng hoặc quyền ký chứng khoán (có bảo lãnh chữ ký phù hợp). Tất cả chứng khoán có thể bán được sẽ được bán ngay khi nhận được trừ khi có chỉ đạo khác của Ủy ban Tài chính của tổ chức. Trong một số trường hợp, chứng khoán có thể bán được có thể bị hạn chế, ví dụ, theo luật chứng khoán hiện hành hoặc các điều khoản của món quà được đề xuất; trong những trường hợp như vậy, quyết định có chấp nhận chứng khoán bị hạn chế hay không sẽ do Ủy ban Điều hành đưa ra.
• Di chúc và Chỉ định Người thụ hưởng theo các Quỹ ủy thác có thể hủy ngang, Hợp đồng bảo hiểm nhân thọ, Trợ cấp thương mại và Kế hoạch hưu trí: Các nhà tài trợ được khuyến khích để lại di chúc cho tổ chức theo di chúc của họ và chỉ định tổ chức là người thụ hưởng theo các quỹ ủy thác, hợp đồng bảo hiểm nhân thọ, trợ cấp thương mại và kế hoạch hưu trí.
• Quỹ ủy thác từ thiện còn lại: Tổ chức sẽ chấp nhận được chỉ định là người thụ hưởng còn lại của quỹ ủy thác từ thiện còn lại.
• Quỹ tín thác từ thiện: Tổ chức sẽ chấp nhận được chỉ định là người thụ hưởng thu nhập của quỹ tín thác từ thiện.

Quà tặng được chấp nhận phải được xem xét trước - Một số hình thức quà tặng hoặc tài sản được tặng có thể phải được xem xét trước khi chấp nhận.

Ví dụ về quà tặng phải được xem xét trước bao gồm nhưng không giới hạn ở:

Tài sản cá nhân hữu hình: Ủy ban Tài chính sẽ xem xét và quyết định có chấp nhận bất kỳ quà tặng tài sản cá nhân hữu hình nào hay không dựa trên những cân nhắc sau:

• Tài sản này có thúc đẩy sứ mệnh của tổ chức không?
• Bất động sản có thể bán được không?
• Có bất kỳ hạn chế không thể chấp nhận nào được áp dụng cho bất động sản này không?
• Có bất kỳ chi phí vận chuyển nào cho tài sản mà tổ chức có thể chịu trách nhiệm không?
• Quyền sở hữu/nguồn gốc của bất động sản có rõ ràng không?

Bảo hiểm nhân thọ: Tổ chức sẽ chấp nhận quà tặng bảo hiểm nhân thọ khi tổ chức được chỉ định là người thụ hưởng và chủ sở hữu không thể hủy ngang của hợp đồng bảo hiểm. Người tặng phải đồng ý thanh toán trước hạn bất kỳ khoản thanh toán phí bảo hiểm nào trong tương lai theo hợp đồng.

Bất động sản: Mọi quà tặng bất động sản đều phải được Ủy ban Tài chính xem xét. Trước khi chấp nhận bất kỳ món quà bất động sản nào ngoài nhà ở cá nhân, tổ chức phải yêu cầu một công ty môi trường đủ điều kiện tiến hành đánh giá môi trường ban đầu. Trong trường hợp đánh giá ban đầu phát hiện ra một vấn đề tiềm ẩn, tổ chức có thể thuê một công ty môi trường đủ điều kiện để tiến hành kiểm toán môi trường. Tiêu chí chấp nhận quà tặng bất động sản bao gồm:

• Tài sản đó có hữu ích cho mục đích của tổ chức không?
• Bất động sản có dễ dàng được tiếp thị không?
• Có giao ước, điều kiện, hạn chế, bảo lưu, quyền lợi, gánh nặng hoặc hạn chế nào khác liên quan đến bất động sản không?
• Có chi phí vận chuyển (bao gồm bảo hiểm, thuế tài sản, thế chấp, ghi nợ hoặc tương tự) hoặc chi phí bảo trì liên quan đến bất động sản không?
• Đánh giá hoặc kiểm toán về môi trường có phản ánh rằng tài sản bị hư hại hoặc cần phải khắc phục không?

Những món quà không được chấp nhận: Không có thời điểm nào tổ chức chấp nhận quà tặng từ một nhóm được Cục Điều tra Liên bang gọi là “Nhóm cực đoan”.

Lưu ý bổ sung về quyền riêng tư của các nhà tài trợ: Tổ chức sẽ không bán hoặc trao đổi danh sách các nhà tài trợ của chúng tôi cho bất kỳ tổ chức nào khác vì mục đích gây quỹ.